BAB 1 | LEMBAR SEBAR - Mengetahui Konsep Dasar Aplikasi Lembar Sebar

Indikator Hasil Belajar

1. Peserta didik mampu menjelaskan konsep dasar aplikasi lembar sebar.
2. Peserta didik mampu menjelaskan konsep dasar Microsoft Excel.
3. Peserta didik mampu bekerja dengan elemen-elemen dasar Microsoft Excel.
4. Peserta didik mampu menggunakan menu-menu pada Microsoft Excel.

APLIKASI LEMBAR SEBAR

DEFINISI

Lembar sebar atau yang biasa kita sebut spreadsheet adalah software untuk menangani dan mengolah data dalam bentuk baris dan kolom. Data dapat berupa angka, teks, atau rumus-rumus. Kita letakkan dalam kotak (sel/cell) yang merupakan perpotongan antara baris dan kolom. Atau definisi lain menurut (en.wikipedia.org) Spreadsheet adalah tabel informasi berbentuk kotak (grid). Pada umumnya informasi yang disajikan pada spreadsheet berupa informasi-informasi finansial (keuangan).

SEJARAH SPREADSHEET

Aplikasi spreadsheet pertama kali dibangun pada tahun 1979 oleh Dan Bricklin dan Bob Frankston. Aplikasi ini pertama kali disebut VisiCalc, yang kemudian dikembangkan untuk penggunaan pada microcomputer. Empat tahun kemudian, aplikasi spreadsheet Lotus 123 dikembangkan untuk IBM PC.

KONSEP PENGGUNAAN SPREADSHEET

Spreadsheet merupakan tabel yang memiliki nilai-nilai dan diatur dalam bentuk baris dan kolom. Setiap nilai dapat memiliki dihubungkan sebelumnya dengan nilai-nilai yang lainnya. Sewaktu satu nilai diubah, nilai lainnya perlu diubah juga. Aplikasi spreadsheet merupakan program komputer yang dapat membuat dan memanipulasi spreadsheet secara elektronik.

 

Pada aplikasi spreadsheet setiap nilai berada didalam satu sel. Setiap tipe data disetiap sel dapat didefinisikan. Hubungan antar sel disebut formula dan nama dari sel disebut label. Sewaktu sel dan formula didefinisikan, data dapat mulai dimasukkan. Nilai yang terdapat pada spreadsheet dapat dipilih dan dimodifikasi sehingga mempengaruhi nilai-nilai lainnya.

Beberapa program spreadsheet adalah:

1. Ms. Excel                  4. Lucid 3D
2. Quatro Pro                5. Twin
3. Lotus                         6. Open Office Calc, dll

Begitu banyak aplikasi lembar sebar yang tersedia di internet, salahsatu yang terkenal dan paling banyak digunakan adalah Microsoft Excel yang dikembangkan oleh Microsoft. Pada modul ini kita akan menggunakan Microsoft Excel 2013 sebagai aplikasi lembar sebar.

KONSEP DASAR MICROSOFT EXCEL

Konsep dasar yang dimaksud yaitu, workbook, worksheet dan elemen worksheet.

Buku Kerja (Workbook) Excel

Secara default di Microsoft Excel 2013, sebuah workbook baru terdiri dari atas satu buah worksheet yang diberi nama Sheet 1, berbeda dengan pendahulunya sebuah workbook baru secara default bisa terdiri dari tiga buah worksheet.

Gambar 1.1 Ikon Excel 2013

Lembar Kerja (Worksheet) Excel

Sebuah worksheet Microsoft Excel 2013 terdiri atas 16.384 kolom dan 1.048.576 baris.

Kolom, Baris, Sel dan Range

Nama sel dituliskan berdasarkan nama kolom dan baris. Sel aktif merupakan sel yang ditunjuk oleh pointer. Sementara range adalah sekumpulan sel pada wilayah tertentu. Misalnya range A1:B5, berarti kumpulan sel yang di mulai dari A1, A2, A3, A4, A5, B1, B2, B3, B4 dan B5.

KEUNGGULAN MS. EXCEL

Aplikasi pengolah kata merupakan aplikasi yang paling umum terdapat dikomputer, akan tetapi suatu PC menjadi lebih baik jika didalamnya terdapat aplikasi spreadsheet. Hal ini dikarenakan aplikasi spreadsheet memiliki beberapa keunggulan. Berikut ini akan dibahas beberapa keunggulan aplikasi spreadsheet:

• Dapat digunakan sebagai buku kas akuntan otomatis.
• Data yang ditulis dengan aplikasi ini mudah disimpan, dibuka dan dicetak kembali.
• Dapat dirancang dengan tampilan yang menarik.
• Hasil perhitungannya akurat.
• Dapat digunakan untuk memperbaiki dan menyusun data dengan cepat.
• Melakukan perhitungan dengan cepat.
• Membuat grafik dengan mudah dan cepat.
• Data ataupun informasi yang diketik dapat ditampilkan secara berurutan.

LINGKUNGAN KERJA MICROSOFT EXCEL 2013

Sewaktu aplikasi spreadsheet Microsoft Excel diaktifkan, maka akan ditampilkan lingkungan kerja Microsoft Excel seperti yang tampak pada gambar 1.2 dibawah ini.

Gambar 1.2 Area Kerja Microsoft Excel 2013

DASAR PENGGUNAAN MICROSOFT EXCEL

Microsoft Excel adalah program aplikasi Spreadsheet yang sedang populer dan paling banyak digunakan saat ini. Dengan menggunakan program ini anda dapat menghitung, memproyeksikan dan mempresentasikan data. Microsoft Excel yang selanjutnya disingkat Excel merupakan aplikasi yang fleksible dan mudah dipakai. Yang dimaksud fleksible adalah dapat mengikuti perkembangan jaman dan setiap versi yang diperbaharui memiliki perintah yang sama dengan versi sebelumnya, hanya tampilan dan fasilitasnya yang berbeda.

ELEMEN DASAR MICROSOFT EXCEL 2013

Berdasarkan gambar 1.2 Lingkungan Kerja Microsoft Excel 2013, terdapat beberapa elemen dasar yang dimiliki Microsoft  Excel 2013. Berikut ini akan dibahas beberapa elemen dasar dan fungsi-fungsinya. Pada Windows Microsoft Excel 2013 yang muncul, terdapat beberapa tampilan sebagai berikut di tandai dengan panah.

File Button – Quick Access Tolbar – Menu Bar (baris menu) – Title Bar (baris judul) – Tool Bar (baris tool bar) – Sizing Button (tombol ukuran) – Name Box – Formula Box – Column (kolom) - Rows (baris) – Tab Worksheet – Status Bar - Document Area – Horizontal Scroll Bar – Vertical Scroll Bar – Zoom – Tampilan Layar, lihat gambar 1.2 Area Kerja Microsoft Excel 2013 diatas:

1. File Button terdiri atas perintah Info, New, Open, Convert, Save, Save as, Print, Share, Export dan Close.
2. Quick Access terdiri dari tombol yang dapat mempercepat kerja anda. Isinya hampir sama dengan perintah-perintah File Button.
3. Menu Bar terdiri dari perintah menu utama Microsoft Excel 2013 yaitu Home, Insert, Page Layout Formulas, Data, Review dan View.
4. Title Bar berisi nama file dan program yang sedang aktif.
5. Icon Tool Bar atau Tool Bar tombol-tombol bergambar yang memiliki fungsi tertentu dan digunakan untuk menjalankan suatu perintah dengan cepat dan mudah.
6. Size Button atau Tombol Ukuran digunakan untuk mengatur ukuran jendela kerja.
7. Name Box nama sel yang sedang aktif akan ditampilkan pada name box.
8. Formula Bar digunakan untuk mengedit data pada sebuah sel.
9. Cell Active atau Sel Aktif tempat menuliskan atau mengedit data dan dikelilingi oleh garis batas yang lebih tebal.
10. Column atau Kolom setiap kolom memiliki nama berdasarkan Abjad dari kolom A hingga Z dilanjut AA hingga XFD.
11. Rows atau Baris setiap baris memiliki nama berdasarkan angka dari 1 hingga 1048576.
12. Tab Worksheet digunakan untuk bisa berpindah ke kertas kerja lain dengan mudah. Disamping Tab Worksheet juga dapat menambahkan worksheet baru dengan menekan Isert Worksheet letaknya berurutan dengan Worksheet sebelumnya.
13. Status Bar status Lembar Kerja.
14. Area Kerja merupakan lembar kerja aktif.
15. Horizontal Scroll Bar perintah untuk menggeser ke kiri atau ke kanan.
16. Vertical Scroll Bar perintah untuk menggser layar keatas atau kebawah.
17. Tampilan Layar terdiri dari perintah untuk mengubah tampilan layar terdiri dari: Tampilan Normal, Tampilan Page Layout dan Tampilan Page Break Preview.
18. Zoom perintah untuk memperbesar dan memperkecil tampilan pada lembar kerja.

MENGAKTIFKAN MENU-MENU MICROSOFT EXCEL 2013

Untuk mengaktifkan menu Home, klik menu atau tab ribbon Home pada tab menu atau tekan Alt+H, perhatikan ribbon menu yang tampil.

Untuk mengaktifkan menu Insert, klik menu atau tab ribbon Insert pada tab menu atau tekan Alt+N, perhatikan ribbon menu yang tampil.

Untuk mengaktifkan menu Page Layout, klik menu atau tab ribbon Page Layout pada tab menu atau tekan Alt+P, perhatikan ribbon menu yang tampil.

Untuk mengaktifkan menu Formulas, klik menu atau tab ribbon Formulas pada tab menu atau tekan Alt+M, perhatikan ribbon menu yang tampil.

Untuk mengaktifkan menu Data, klik menu atau tab ribbon Data pada tab menu atau tekan Alt+A, perhatikan ribbon menu yang tampil.

Untuk mengaktifkan menu Review, klik menu atau tab ribbon Review pada tab menu atau tekan Alt+R, perhatikan ribbon menu yang tampil.

Untuk mengaktifkan menu View, klik menu atau tab ribbon View pada tab menu atau tekan Alt+W, perhatikan ribbon menu yang tampil.

MULAI BEKERJA DENGAN MICROSOFT EXCEL 2013

MEMBUAT LEMBAR KERJA MICROSOFT EXCEL

Untuk membuat lembar kerja baru yang masing kosong Microsoft Excel memberikan tiga pilihan perintah yang sangat sederhana, diantaranya yaitu:

1. Klik File di menubar >>New... setelah itu pada kotak dialog yang muncul pilih>> Blank Document untuk dokument kosong>> klik tombol Create.
2. Tekan tombol Ctrl disertai dengan penekanan tombol N >> Ctrl+N.
3. Klik tombol untuk membuat dokument baru dari Template pilih pada bagian kelompok template klik tombol Create.

MEMBUKA LEMBAR KERJA

Klik File pada menubar >>Open>> lalu Browser lembar kerja yang akan dibuka.

MEMASUKKAN DATA

• Klik sel kosong, sebagai contoh: sel A1 pada lembar kerja baru.
• Sel direferensikan oleh lokasinya di baris dan kolom pada lembaran, jadi sel A1 berada pada baris pertama kolom A.
• Ketik teks atau angka di sel.
• Tekan enter atau tab untuk berpindah ke sel berikutnya.

TIPE DATA PADA MRICROSOFT EXCEL

Secara umum Microsoft Excel membagi tipe data menjadi tiga, yaitu label, numerik, formula perhatikan penjelasan berikut:

Label

Label atau string sering juga disebut sebagai alfanumerik. Data tersebut hanya menerangkan data numerik dan formula. Semua huruf dan simbol dimasukkan ke dalam data bertipe label, demikian juga halnya dengan angka yang tidak akan dihitung seperti nomor telepon.

Numerik

Data yang hanya terdiri dari angka-angka dalam berbagai bentuk dan format. Data type ini dapat di hitung, misalnya harga barang, nilai mahasiswa dan sebagainya.

Formula

Merupakan perintah untuk melakukan suatu perhitungan, formula kurang lebih sama dengan rumus, misalnya untuk menghitung omset penjualan barang dan sebagainya.

KOTAK DIALOG

Sewaktu menggunakan aplikasi Microsoft Office kotak dialog akan sering muncul. Kotak dialog yang dimunculkan pada setiap menu atau perintah dapat beragam. Karena itu lebih baik untuk mengenal kotak dialog untuk memperlancar penggunaan aplikasi Office, gambar dibawah merupakan kotak dialog yang paling sering digunakan pada Microsoft Excel.

Gambar 1.3 Kotak Dialog

GRIDLINES

Gridlines adalah garis-garis tipis yang menampilkan antara kolom dan baris. Gridlines akan tercetak saat melakuka pencetakan pada printer. Untuk menghilangkan gridlines maka lakukan langkah-langkah berikut ini:

• Tampilkan kotak dialog untuk menyembunyikan Gridlines: Klik Page Layout>>pilih group Sheet Options>>beri tanda check View pada Gridlines.
• Atau dengan cara lain: klik menu atau tab ribbon View>>pilih group Show/Hide>> beri tanda check Gridlines. lihat gambar 1.5 dibawah.

        Gambar 1.4 Page Layout>>Gridlines>>View               Gambar 1.5  View>>Show>>Gridlines

MENYISIPKAN ILUSTRASI

Menyisipkan file picture, ClipArt, Shapes, SmartArt dan WordArt dapat dilakukan dengan langkah-langkah berikut ini:

• Tampilkan untuk menyisipkan gambar dapat dilakukan: klik menu Insert>>pilih group Ilustration>>pilih salah satu bentuk yang akan di sisipkan bisa berupa Picture,ClipArt, Shapes dan Smart.
• Sedangkan untuk menyisipkan huruf dengan menggunakan WordArt dapat dilakukan: klik menu Insert>>pilih group Text>>pilih Wordart lalu pilih salah bentuk yang akan di buat.

MENGAKHIRI EXCEL

Setelah bekerja dengan Microsoft Excel dapat di akhiri dengan langkah-langkah sebagai berikut:

Pilih salah satu langkah berikut untuk mengakhiri penggunaan Microsoft Excel:

Klik File>>Close.

Tekan tombol alt+f4

Tunggu sampai jendela Excel, menampilkan apakah document akan disimpan jika terjadi perubahan data atau jendela Excel langsung tertutup jika tidak terjadi perubahan data.

LATIHAN

1. Buka program Microsoft Excel
2. Hilangkan gridlines pada lembar kerja!
3. Perbesar ukuran jendela kerja menjadi satu layar penuh!
4. Perkecil ukuran jendela kerja!
5. Pilih menu atau tab ribbon Insert untuk menyisipkan gambar!
6. Pilih menu atau tab ribbon Insert untuk menyisipkan teks!
7. Tutup lembar kerja!

PERTANYAAN

1. Apa yang dimaksud dengan aplikasi lembar sebar atau spreadsheet?
2. Sebutkan tiga aplikasi lembar sebar?
3. Jelaskan langkah masuk kedalam aplikasi Excel 2013!
4. Sebutkan elemen-elemen dasar yang dimiliki excel 2013?
5. Sebutkan keuntungan menggunakan aplikasi spreadsheet Excel 2013?
6. Jelaskan fungsi zoom pada Excel 2013!
7. Apakah fungsi menu File?
8. Apakah fungsi menu Page Layout?
9. Apakah fungsi menu Insert?
10. Apakah fungsi Formula Box?
11. Tuliskan deskripsi dari status bar sewaktu mengetikkan data pada Sel!
12. Apakah fungsi dari Gridlines?
13. Jelaskan arti alamat sel Aktif J7!
14. Sebutkan tipe data pada microsoft excel!
15. Bagaimana cara menyisipkan gambar?
16. Jelaskan langkah-langkah menutup dokumen!