BAB 15 | MAIL MERGE ATAU SURAT MASSAL

Indikator Hasil Pembelajaran

1. Dapat memahami penggunaan Mail Merge
2. Dapat menggunakan Mail Merge dalam pembuatan Surat Dinas dan Undangan

PENGGUNAAN MAIL MERGE

Dalam rangka pembuatan surat, sering kali kita membuat satu surat yang ditujukan kepada beberapa orang atau instansi yang berlainan. Surat seperti ini sering disebut dengan istilah surat massal, yang pembuatannya dilakukan dengan memanfaatkan fasilitas mail merge.

Yang diperlukan dalam membuat surat dengan fasilitas mail merge pada MS. Word 2013 adalah:

• Main document, merupakan dokumen utama bisa berupa surat, amplop, label, dan lain sebagainya.
• Data source, yang merupakan sumber data yang berisi nama, alamat, dan informasi lain yang ditulis dalam bentuk table atau diambil dari database lain seperti MS. Excel, MS. Access, MS. Outlook dan sebagainya.

Langkah-langkah untuk membuat Mail Merge adalah sebagai berikut:

Buatlah sebuah dokumen misalnya surat undangan.

Klik menu Mailings, pada sub menu Start Mail Merge akan muncul kotak berikut:

Pada menu Mailings, pilih Select recipients lalu klik Type New List maka akan muncul kotak dialog berikut:

Klik button Customize Columns sehingga akan ditampilkan kotak dialog Customize Address List, lalu hapus semua field dengan menekan button Delete.

• Isikan nama field yang anda inginkan dengan klik button Add.
• Isikan data sesuai field.
• Setelah memasukkan data, klik OK.
• Letakkan kursor sesuai format dokumen, lalu klik Mailings pilih Insert Merge Field. Isikan semua field yang sudah anda isi. Kemudian akan muncul <<nama field>> . Untuk memunculkan data yang telah dimunculkan silahkan klik Preview Results.