BAB 4 | FASILITAS PENGOLAH KATA - Menggunakan Fasilitas pada Microsoft Excel

Indikator Hasil Pembelajaran

1. Siswa mampu memasukkan  data pada tabel.
2. Siswa mampu menggunakan fasilitas AutoCrrect.
3. Siswa mampu menggunakan fasilitas AutoComplete.
4. Siswa mampu menambah dan menghapus data dari kamus ejaan.

MEMASUKKAN SEKELOMPOK DATA

Microsoft Excel dapat memasukkan kelompok data ke dalam sel-sel yang tersedia. Fasilitas-fasilitas yang lengkap pada Microsoft Excel yang sangat berguna untuk mempermudah memasukkan data kedalam sel. Berikut ini akan dibahas beberapa fasilitas yang di miliki Microsoft Excel yang dangat berguna untuk mempermudah pekerjaan pada lembar kerja.

MEMASUKKAN DATA

Dengan memasukkan data pada tabel, maka akan mempermudah dalam membaca data-data tersebut. Berikut ini akan dimasukkan kembali sekelompok data, buat pengaturan berikut untuk memasukkan data kedalam tabel.

Buat pengaturan pada ukuran kolom sebagai berikut:

Lebar kolom A : 5

Lebar kolom B : 6

Lebar kolom C : 35

Beri pengaturan ukuran baris sebagai berikut:

Baris 2, buat tinggi baris menjadi 25

Baris 4-27 buat tinggi baris menjadi 15

Ketikkan judul menggunakan WordArt dengan teks DAILY ACTIVITIES.

Posisikan teks WordArt pada baris 2, setelah itu atur ukurannya sesuai tinggi baris 2.

Ketikkan data activitas harian seperti tampak pada gambar 4.1.

Simpan dengan nama DailyActivities.xlsx.

Gambar 4.1 Data Aktivitas Harian

MEMASUKKAN DATA

Microsoft Excel memiliki fasilitas yang dapat digunakan untuk memeriksa dan membetulkan pengejaan dari data-data yang dimasukkan kedalam Microsoft Excel, fitur AutoCorrect fitur yang bermanfaat untuk menghemat waktu pengetikan. Walaupun Autocorret nampaknya lebih bermanfaat dalam pengetikan naskah bahasa inggris seperti memperbaiki teh menjadi the, adn jadi and, dont jadi don’t dan sebagainya, namun dalam bahasa indonesia juga fitur Autocorrect dapat dimanfaatkan agar lebih optimal.

Gambar 4.2 Kotak Dialog Excel Option>>Proofing>>AutoCorrect Options...

Untuk menggunakan fitur AutoCorrect dengan mengklik cara:

• Klik menu File>>pilih tombol Options>>pilih tab Proofing lalu akan muncul kotak dialog seperti gambar 4.2.
• Klik tombol >>AutoCorrectOptions... atau dengan mengaktifkan menu Review>>pilih group Proofing>>setelah itu klik ikon Spelling dan ingat kata sudah terseleksi terlebih dahulu.

Sewaktu memeriksa pengejaan Microsoft Excel akan memeriksa lembar kerja yang aktiv secara keseluruhan termasuk nilai sel, komentar pada sel, teks-teks yang terdapat pada TextBox, tombol, header dan footer. Akan tetapi Microsoft Excel tidak akan memeriksa lembar kerja yang diproteksi, formula atau teks yang dihasilkan dari suatu formula.

Jika formula bar diaktifkan maka sewaktu ikon Spelling di klik, Microsoft Excel hanya akan memeriksa dari formula bar, akan tetapi jika dipilih atau diseleksi satu range, maka hanya data range tersebut saja yang diperiksa.

MEMBETULKAN PENGEJAAN SECARA OTOMATIS

Fitur Autocorrect pada Microsoft Excel dapat secara otomatis memperbaiki kesalahan penetikan yang umum, contoh:

• Kata adn akan segera diganti menjadi and.
• Kata abotu akan segera diganti menjadi about.
• Kata ahve akan segera diganti menjadi have.
• Kata helpfull akan segera diganti menjadi helpful dan sebagainya.

MENAMBAH KATA PADA KAMUS

Tidak semua kata terdapat pada kamus utama, seperti akronim dan nama yang sering digunakan dalam pengetikan, tidak dapat ditemukan pada kamus Autocorrect. Data atau teks yang paling sering dieja atau diketik dengan salah dapat ditambahkan pada kamus dengan langkah-langkah berikut ini:

1. Klik menu File>>pilih Options>>klik tombol AutoCorrect Option... atau klik menu Review>>pilih group Proofing>>klik ikon Spelling...
2. Menu ini akan menampilkan kotak dialog AutoCorrect: English(U.S).
3. Ketikan teks yang sering salah dieja atau diketik pada kotak isian Replace.
4. Pada kotak isian With ketikkan penulisan atau pengejaan yang benar.
5. Setelah itu klik tombol Add.

Untuk melihat cara penambahan kata, maka tambahkan kata-kata yang sering salah pengetikan berikut ini pada kamus Autocorrect:

Tambahkan kata hoem menjadi home.

Tambahkan kata playign menjadi playing.

Tambahlan kata peper menjadi pepper.

Tambahkan kata diner menjadi dinner.

Tambahkan kata brus menjadi brush.

Gambar 4.3 Kotak Dialog AutoCorrrect

Setelah itu, coba ketikan kata-kata hoem, playign, peper, diner dan brus. Kata-kata salah ini akan secara otomatis digantikan dengan kata-kata yang benar yang telah dimasukkan kedalam kamus Autocorrect. Kamus pengejaan dan kata-kata yang dimasukkan pada kamus Autocorrect dalam Microsoft Excel dapat digunakan juga pada semua program aplikasi Microsoft Office lainnya.

MENGHAPUS KATA DARI KAMUS

Selain menambahkan kata-kata dari kamus Autocorrect Microsoft Excel dapat juga menghapus kata-kata tersebut dari kamusnya, berikut ini adalah langkah-langkah menghapus kata-kata dari kamus Autocorrect:

1. Aktifkan kembali kotak dialog Autocorrect: English (U.S) dengan klik menu File>>klik Options>>pilih Proofing>>klik tombol AutoCorrect Options...atau klik menu Review>>pilih group Proofing>>lalu klik ikon Spelling...
2. Pada kotak dialog AutoCorrect: English (U.S) carilah pada daftar Replace kata yang ingin dihapus.
3. Setelah itu klik tombol Delete.

Gambar 4.4 Kotak Dialog AutoCorrect

Untuk melihat cara kerja penghapusan kata dari kamus AutoCorrect, coba hapuskan kata-kata yang telah dimasukkan sebelumnya ke dalam kamus, seperti kata-kata berikut ini: hoem, playign, peper, diner  dan brus.

MENGHENTIKAN PEMBETULAN EJAAN SECARA OTOMATIS

Dalam beberapa kasus pembetulan ejaan secara otomatis dapat mengganggu, karena itu untuk menghentikan pembentulan ejaan secara otomatis, lakukan langkah-langkah berikut ini:

1. Klik File>>pilih Options>>pilih Proofing>>klik tombol AutoCorrect Option...atau klik Review>>pilih group Proofing>>lalu klik ikon Spelling...
2. Menu ini akan menampilkan kembali kotak dialog AutoCorrect: English (U.S).
3. Aktifkan tab AutoCorret.
4. Hapus centang dari CheckBox: Replace text as you type untuk mencegah perbaikan kata secara otomatis.
5. Klik tombol OK untuk mengaktifkan opsi yang telah dipilih.

MEMBETULKAN PENGEJAAN PADA TEKS PADA DATA

Seperti telah dipelajari sebelumnya, fasilitas yang tersedia pada Microsoft Excel sangat mempermudah dalam membetulkan data-data yang dieja ataupun diketik secara salah, berdasarkan data yang telah dibuat seperti pada gambar 4.1 di depan, periksalah ejaan-ejaannya dengan cara berikut ini:

1. Aktifkan dokumen DailyActivities.xlsx.
2. Sorot range A4:C26 sehingga semua data terseleksi.
3. Klik menu Review>>pilih group Proofing>>klik ikon Spelling...
4. Kata-kata yang dianggap salah dieja atau diketik akan terlihat pada kotak isian Not in Dictionary. Sesuai data kata MONDAY akan dimunculkan pada kotak isian ini.
5. Pada daftar Suggestions, terdaftar kumpulan kata yang disarankan untuk memperbaiki pengejaan. Sesuai konteks kalimat kata MONDAY karena kata inilah yang dimaksudkan untuk diketikkan kedalam data.
6. Klik tombol Ignore Once untuk membuat Microsoft Excel tidak memperbaiki ejaan pada kata yang sedang ditunjuk.
7. Klik tombol Ignore All untuk membuat Microsoft Excel tidak memperbaiki seluruh ejaan dari kata yang sedang ditunjuk.
8. Klik tombol Add to Dictionary untuk menambahkan kata yang sedang ditunjuk kedalam kamus.
9. Klik tombol Change untuk mengubah ejaan salah yang sedang ditunjuk.
10. Klik tombol Change All untuk memperbaiki seluruh ejaan yang salah pada kata MONDAY yang terdapat pada lembar kerja.
11. Setelah selesai melakukan perbaikan pada ejaan, klik tombol Close.
12. Berdasarkan data yang telah diperbaiki ejaannya, ada beberapa item yang masih tampak kurang sesuai ejaannya yang tidak diperbaiki oleh fasilitas AutoCorrect dari Microsoft Excel. Hal ini disebabkan karena sebenarya kata-kata tersebut terdapat dalam kamus dan digunakan pada bahasa inggris.
13. Setelah selesai, simpan kembali hasil kerja yang telah diperbaiki ejaannya dengan menggunakan dokumen yang sama.

AUTOCOMPLETE

Fasilitas lainnya yang dimiliki Microsoft Excel adalah AutoComplete. Fasilitas ini tidak sama dengan fasilitas AutoCorrect yang telah dipelajari sebelumnya. Faslilitas AutoComplete berfungsi untuk menyelesaikan pengetikan satu kata atau frasa secara otomatis dalam sel. Kata atau frasa ini biasanya sudah digunakan secara berulang dalam satu kolom dari suatu daftar. Fasilitas AutoComplete akan bekerja setelah pengetikan beberapa huruf dari satu kata atau frasa.

MENGAKTIFKAN ATAU MENGHENTIKAN PENGGUNAAN AUTOCOMPLETE

Seperti fasilitas AutoCorrect fasilitas AutoComplete yang secara otomatis menyelesaikan pengetikan kata atau frasa dapat diaktfikan  atau dihentikan, berikut adalah langkah untuk mengaktifkan atau pun menghentikan penggunaan AutoComplete.

1. Klik menu File>>klik tab Options>>pilih Advanced...
2. Perhatikan pada Editing Options.
3. Centang pada Checkbox Enable AutoComplete for cell values.
4. Hapus centang untuk membuat fitur AutoComplete tidak Aktif.
5. Klik centang pada Checkbox untuk mengaktifkan fitur AutoComplete.

Gambar 4.5 Mengaktifkan Auto Complete

Beberapa tipe dari rangkaian data dapat diisi secara cepat dengan memilih sel dan menggunakan perintah series. Fasilitas ini akan otomatis melanjutkan rangkaian angka, kombinasi angka dan teks, tanggal ataupun periode waktu berdasarkan pola yang telah ditentukan sebelumnya.

Sebagai contoh, perhatikan tabel dibawah ini yang memperlihatkan bahwa pilihan sel pertama pada tabel akan diteruskan:

Catatan:

• Angka atau teks yang dipisahkan dengan tanda koma merupakan angka atau teks yang berada pada sel yang berdekatan.
• Jika sel yang diseleksi berisi angka, angka ini dapat diperluas sebagai rangkaian linier atau dikembangkan sesuai  angka tersebut.
• Rangkaian dapat dibuat sesuai kebutuhan untuk teks-teks yang sering dimasukkan kedalam data.

Berikut ini akan dibuat data aktifitas harian pada hari sabtu untuk melihat cara kerja atau penggunaan fasilitas copy Drag Auto fill.

Ketikkan jam 06:00 sebagai waktu mulai aktifitas pada sel F5.

Arahkan pointer mouse dipojok bawah range tersebut sehingga pointer akan berubah menjadi tanda +.

Lakukan Drag hingga pada sel B28:

Hasil copy setiap sel bertambah dengan nilai 1

Pada sel B28, akan menghasilkan pukul 05:00, jika belum berhasil klik pada Auto Fill dan pilih Fill Series.

Pengaturan dapat dilihat seperti pada gambar 4.7 dibawah ini.

Masukkan data aktivitas seperti tampak pada gambbar 4.7.

Setelah itu simpan kembali hasil penggetikan nama Daily.xlsx.

Gambar 4.6 Fasilitas Copy Drag (Auto Fill)

Gambar 4.7 Aktivitas Hari Sabtu

LATIHAN 1

Bukalah kembali dokumen Daily Activities.xlsx.

Sisipkan 1 kolom diantara B dan C.

Atur ukuran lebar kolom = 10 dan tinggi baris 35.

Masukkan gambar pendukung dari Drive.

Atur ukuran lebar gambar dengan fasilitas Size and Properties.

Simpan kembali dengan menekan tombol ikon save pada Ribbon Quict Access.

Lihat contoh gambar disamping.

Gambar 4.8 Contoh Latihan 1

LATIHAN 2

Buatlah sebuah form kwitansi dengan Merge Cell ketentuan dan pengaturan sebagai berikut:

1. Buat lebar semua kolom menjadi 3.
2. Atur lebar kolom B dan kolom M dan AI menjadi 0.5.
3. Atur tinggi baris 2 dan baris 19 menjadi 3.75
4. Font: Times New Roman, Size : KWITANSI menjadi 14, selebihnya menjadi 11.
5. Gabungkan cell N4:AG4 dengan Merge Cell.
6. Gunakan Insert>>Shape untuk membuat objek kotak banyaknya uang. Untuk membuat garis pada kotak shape, klik kotak shape akan muncul menu format lalu tambahkan Shape Fill>>Texture>>More Texture…lalu carilah yang sesuai.
7. Tambahkan logo sekolah atur supaya sesuai.
8. Gabungkan baris D3:D15 dengan Merge Cell.
9. Gabungkan baris E3:E15 dengan Merge Cell.
10. Atur teks sekolah dan alamat dari menu Home>>pilih group Alignment>>klik tanda panah kecil Orientation: Rotate Text Up.
11. Gunakan formatting Text untuk membuat nomor.
12. Gabungkan cell Y12:AG12 dan cell Y13:AG13 menggunakan Merge Cell
13. Gabungkan cell Y16:AG16 dan cell Y17:AG17 menggunakan Merge Cell

Gambar 4.9 Hasil dan Pengaturan membuat Kwitansi

PERTANYAAN

1. Bagaimana cara menambah data pada kamus di fasilitas AutoCorrect?
2. Jelaskan cara membetulkan ejaan bahasa inggris pada Microsoft Excel!
3. Bagaimana cara mengaktifkan fitur AutoComplete?
4. Berikan pendapat kalian mengenai penggunaan fitur AutoComplete?
5. Apa perbedaan opsi copy cells dan Fill Series pada Date Unit dari Autofill Option?