BAB 5 | FASILITAS DALAM LEMBAR KERJA - Menggunakan Fasilitas pada Lembar Kerja

Indikator Hasil Pembelajaran

1. Siswa mampu menggunakan fasilitas pencarian.
2. Siswa mampu menggunakan fasilitas untuk mengganti teks.
3. Siswa mampu menggunakan fasilitas go to.
4. Siswa mampu menggunakan fill handle.

FASILITAS - FASILITAS PADA LEMBAR KERJA

Microsoft Excel menyediakan fasilitas – fasilitas  yang mempermudah dalam pengetikan dan pengolahan data. Fasilitas ini akan dibahas satu-persatu dalam materi ini.

FASILITAS PENCARIAN PADA LEMBAR KERJA

Microsoft Excel menyediakan metode yang sangat sederhana untuk mencari data yang telah diketikkan  kedalam dokumen Excel. Data yang dapat dicari pada lembar kerja dapat berupa teks ataupun angka.

Mungkin mudah untuk mencari teks maupun angka dalam data yang sedikit, namun bagaimana mencari teks dan angka didalam data yang sangat banyak. Berikut ini adalah langkah-langkah yang dapat dilakukan untuk melakukan pencarian data pada Microsoft Excel:

• Buat pengaturan kolom sebagai berikut:

Kolom A lebar kolom: 3

Kolom B lebar kolom: 4.5

Kolom C lebar kolom: 40

Kolom D lebar kolom: 4

Kolom E lebar kolom: 10

Kolom F lebar kolom: 14

Kolom G lebar kolom: 34

• Ketikan data seperti tampak pada gambar 5.1 ini sebelum melakukan pencarian data.
• Simpan data dengan nama DataMurid.xlsx.

Gambar 5.1 Data Murid

• Setelah seluruh data lengkap diketik, maka pencarian data dapat dilakukan. Untuk melakukan pencarian pada data, maka lakukan langkah-langkah berikut ini:

Gambar 5.2 Kotak Dialog Find and Replace

• Sorot data murid dengan range A4:G32.
• Klik menu Home>>pilih group Editing>>pilih ikon Find & Select...
• Pilih tab Find untuk melakukan pencarian.
• Setelag kotak dialog terbuka ketikkan kata yang akan dicari pada kotak isian Find what masukkan kata kunci untuk mencari data yang diinginkan, lihat gambar 5.2.
• Untuk memulai pencarian klik tombol Find All.

Gambar 5.3 Hasil Pencarian

• Hasil pencarian data akan tampak pada bagian bawah dari kotak dialog Find and Replace.

• Dari hasil pencarian data berdasarkan gambar 5.3 diketahui ada satu murid yang memiliki nama Dinda.

FASILITAS MENGGANTI TEKS

Microsoft Excel menyediakan fasilitas yang dapat digunakan untuk mencari dan mengganti data yang sudah diketik. Berikut ini akan dibahas mengenai fungsi replace yang dapat digunakan untuk mencari data yang salah kemudian mengganti data dengan yang benar.

• Sebelum membuat modifikasi pada data, gandakan lembar kerja dengan memberi nama lembar kerja yang baru dengan Data Baru.
• Sorot range A4:G32 dari data murid DataMurid.xlsx.
• Klik menu Home>>pilih group Editing>>pilih ikon Find and Select....lalu pilih Replace.

Gambar 5.4 Icon Find and Replace

• Menu ini akan menampilkan kembali kotak dialog Find and Replace, tab yang dipilih adalah tab Replace.
• Pada kotak isian Find what: Ganti teks dengan teks yang benar.

Gambar 5.4 Icon Find and Replace

• Untuk mengganti teks dari salah ke yang benar klik tombol Replace All.
• Setelah mengklik tombol Replace All, Microsoft Excel akan menginformasikan jumlah penggatian teks. Seperti tampak pada gambar 5.4.

Gambar 5.5 Hasil Penggantian Teks

• Setelah selesai menggunakan fasilitas ini, klik tombol Close.

FASILITAS GO TO

Fasilitas Go To digunakan untuk mencari sel dengan formulasi tertentu atau sel yang berisi data spesifik. Sel-sel ini dapat berisi komentar, konstanta, formula atau rumus, teks, angka, sel kosong, array, object, sel dengan kesalahan rumus dan sebagainya. berikut ini akan dibahas penggunaan fasilitas go to pada lembar kerja, namun sebelumnya akan dibuat terlebih dahulu modifikasi terhadap data.

Gambar 5.6 icon Fill>>Series

• Aktifkan lembar kerja Data Baru pada buku kerja Data Murid.
• Lakukan pengaturan data-data sebagai berikut:
• Hapus seluruh isi nomor pada Colom nomor.
• Ketikkan pada cell A4 angka 1
• Sorot range A4:A32, kemudian klik menu Home>>pilih group Editing>>pilih ikon Fill>>Series....
• Pada kotak Series, buat pengaturan sebagai berikut:

Series in     : Column

Type            : Linear

• Ini akan membuat kolom baru diisi angka 1-29.

Gambar 5.7 Pengaturan Fill>>Series

• Sorot tabel dengan range A4:G32 untuk memilih data secara menyeluruh.
• Klik menu Home>>pilih group Editing>>pilih ikon Find and Select>>pilih Go To....

Untuk menampilkan kotak dialog Go To seperti tampak pada gambar 5.8.

Gambar 5.8 Ikon Go To…

Gambar 5.9 Kotak Dialog Go To

• Klik tombol special... untuk menampilkan kotak dialog Go To Special seperti tampak pada gambar 5.9.
• Pilih opsi Constans.
• Centang Checkbox number. Lihat pengaturan gambar 5.10 disamping.
• Klik tombol OK.
• Kotak go to special ini berguna untuk mencari data yang lebih spesifik, dalam kasus ini kita mencari sel yang berisi numbers atau angka.
• Opsi dari perintah go to yang telah dipilih tersebut hanya akan memberi tanda sel-sel yang hanya terdiri dari angka-angka, seperti yang terlihat pada gambar 5.10.

Gambar 5.10 Pengaturan Go to Special

Gambar 5.11 Data Angka Tersorot Pada Tabel

LATIHAN 1

Buatlah slip setoran BRI dengan data dan tampilan seperti gambar 5.12 dibawah ini:

Gambar 5.12 Form Slip Setoran BRI

LANGKAH PEMBUATAN

• Carilah logo BRI di Internet dengan Extention .png.
• Masukkan logo dari menu Insert>>Picture, atur tinggi baris dan lebar kolom logo sesuai dengan cell D3:E4.
• Gabungkan cell F3:R4 dengan merge cell pada teks PT. BANK RAKYAT INDONESIA.
• Gabungkan cell AC3:AH3 dengan merge cell pada teks SLIP SETORAN.
• Gabungkan cell AC4:AH4 dengan merge cell pada teks Deposit Slip.
• Tambah Fill Color pada teks SLIP SETORAN dan Deposit Slip.
• Gunakan Outside Border untuk membuat kotak pada kolom D6, H6, N6, S6, W6, AA6, AF6.
• Gunakan Format Number Text untuk memberi nomor yang diawali angka 0 didepan dengan cara klik menu Home>>pilih group Number>>klik panah kecil panah sudut bawah, default General>>klik cari paling bawah Text. Berlaku untuk Nomor Rekening / Acc. No dan Kance / KCP / Branch.
• pada bagian Mata Uang / Currency gunakan Shapes untuk membuat kotak kecil, dari menu Insert>>pilih group Illustrations>>pilih Shapes.
• sorot atau seleksi pada range yang akan diberi garis seperti:
• Pada baris Nama / Name, Alamat / Address, Sumber Dana : Source, Keterangan / Remarks, Terbilang / Amount in Words.
• Gunakanlah variasi table dari menu Home>>pilih group Cells>>pilih Format>>pilih Format Cells...
• pilih tab Border>>pilih Style: untuk membuat border sesuai kebutuhan, pilih Preset: untuk meletakkan posisi border dan menampilkan hasil.
• pada cell Tunai/Cek/BG gabungkan cell V8:AB8, cell V9:AB9, cell V10:AB10.
• pada cell Sub Total gabungkan cell V11:AB11.
• Pada cell Kurs / Rate **: gabungkan cell V12:AB13.
• Pada cell Jumlah/Amount gabungkan cell AC8:AJ8, cell AC9:AJ10, cell AC8:AJ10, cell AC11:AJ11, cell AC12:AJ13, cell AC14:AJ14, cell AC15:AJ15.
• Pada cell Teller gabungkan cell V20:AB22.
• Pada cell  TT. Penyetor cell AC20:AJ22.

LATIHAN 2

• Buka dokumen baru pada Ms. Excel.
• Buatlah data Guru dari sekolah masing-masing.
• Beri nama lembar kerja dengan nama Guruku.
• Buatlah Laporan mengenai nama guru yang sama.
• Buatlah Laporan tentang jumlah guru yang tinggal di daerah yang sama.
• Buatlah Laporan tentang jumlah guru yang mengajar materi yang sama.

PERTANYAAN?

1. Jelaskan Perbedaan Fasilitas Find, Replace, dan GO TO!
2. Bagaimana cara membuka kotak dialog Find and Replace?
3. Apa fungsi GO TO?
4. Bagaimana cara untuk mencari Cell yang berisi angka saja?
5. Apa perbedaan antara tombol Replace dengan tombol Replace All?