BAB 13 | PESAN ERROR PADA RUMUS - Menggunakan Formula untuk melakukan Pengolahan Data

Indikator Hasil Pembelajaran

1. Siswa mampu memperbaiki kesalahan pengetikan rumus.
2. Siswa mampu menyebutkan nilai-nilai kesalahan pada Microsoft Excel.
3. Siswa mampu mengolah data menggunakan formula.
4. Siswa mampu menampilkan informasi hasil pengolahan data.

PENGGUNAAN RUMUS

Pada modul ini kembali akan dibahas penggunaan formula atau rumus untuk mengolah data yang ditulis di dalam dokumen Microsoft Excel, berikut ini akan dibahas informasi-informasi yang ditampilkan Microsoft Excel jika terdapat kesalahan dalam pengetikan rumus dan latihan untuk mengolah informasi kelulusan siswa berdasarkan data.

KESALAHAN PENGETIKAN RUMUS

Sewaktu bekerja dengan formula atau rumus untuk melakukan pengolahan data pada dokumen Microsoft Excel tidak jarang didapati kesalahan-kesalahan dalam pengetikan rumus. Untuk memperbaiki kesalahan dapat dilakukan dengan cara yang sangat mudah. Ini dapat dilakukan seperti memperbaiki pengetikan dalam sel pada umumnya.

MEMPERBAIKI KESALAHAN PENGETIKAN RUMUS

Sewaktu membuat perubahan-perubahan pada lembar kerja, maka penting juga untuk melakukan perubahan-perubahan pada formula yang sudah diketikkan ataupun melakukan penyesuaian tertentu pada formula sehingga hasil pengolahan data tetap dapat memberikan hasil yang akurat. Berikut ini adalah empat langkah yang dapat dilakukan untuk memperbaiki kesalahan pengetikan formula pada Microsoft Excel:

1. Klik ganda pada sel hasil perhitungan rumus untuk memperbaiki isi secara langsung.
2. Tekan tombol F2 pada keyboard untuk memperbaiki isi sel secara langsung.
3. Klik dan pilih sel yang akan diperbaiki, setelah itu klik pada Formula Bar.
4. Klik tombol Edit Formula pada formula bar untuk mengakses Formula Pallete.

NILAI ERROR PADA MICROSOFT EXCEL

Formula-formula yang diketikkan pada lembar kerja Microsoft Excel dapat mengembalikan nilai kesalahan error value ataupun nasil yang tidak sesuai sehingga membutuhkan perbaikan ataupun penyesuaian pada formula Microsoft Excel.

Berikut ini akan dibahas beberapa pesan kesalahan yang umumnya muncul pada Microsoft Excel. Mempelajari pesan-pesan ini akan sangat membantu dalam menemukan dan menyelidiki kesalahan yang dibuat sehubungan dengan formula atau rumus karena setiap tipe kesalahan memiliki penyebab yang berbeda-beda dan solusi perbaikan yang berbeda-beda juga.

#####

Kesalahan ini terjadi sewaktu kolom tidak cukup lebar atau penggunaan tanggal dan waktu yang tidak sesuai.

Solusi:

Perlebar ukuran kolom atau perkecil isi data  pada sel.

Buat pengaturan kembali pada format tanggal dan waktu.

#VALUE!

Kesalahan ini terjadi sewaktu terdapat penggunaan yang salah dari suatu argumen atau operator. Kesalahan dapat terjadi juga jika memasukkan teks sewaktu formula membutuhkan angka atau nilai logika benar|salah dan sewaktu menggunakan argumen yang kurang benar pada penggunaan makro.

Contoh:

Sel A1 berisi teks + sel A2 berisi angka.

solusi:

Buat pengaturan kembali pada format tanggal dan waktu.

#DIV/0!

Kesalahan ini terjadi sewaktu suatu angka dibagi dengan angka nol (0)

Contoh:

B

#NAME?

Kesalahan ini terjadi akibat Microsoft Excel tidak dapat mengenali teks dalam suatu formula.

Misal:

Penggunaan nama yang tidak ada atau belum di defenisikan.

Penggunaan label pada formula. Untuk dapat memasukkan label pada formula, maka lakukan langkah berikut ini:

Klik menu Tools>>Options...

Pilih tab Calculation

Pada bagian Workbook Options, beri tanda centang pada Accept  in Formulas.

Salah mengejakan nama fungsi pada Microsoft Excel.

Memasukkan teks pada formula tanpa memberi tanda petik dua.

Menghilang tanda titik koma (;) sewaktu memilih range contoh: =SUM(A1B5)

#N/A

Kesalahan ini terjadi sewaktu nilai tidak sesuai dengan fungsi atau formula pada Microsoft Excel atau terdapat data yang tidak lengkap atau hilang. Pesan ini juga dapat muncul sewaktu fungsi atau formula pada lembr kerja tidak tersedia.

#REF!

Kesalahan ini terjadi sewaktu sel yang dirujuk pada formula tidak benar.

Solusi:

Hapus sel yang dirujuk oleh formula lainnya atau buat penyesuaian pada formula.

#NUM

Kesalahan ini terjadi akibat nilai numerik yang tidak benar dalam suatu perhitungan formula atau fungsi.

Solusi:

Menggunakan argumen yang salah pada argumen numerik.

Contoh: =2*Rp.2.000,00 (salah) | =2*2000 (benar)

#NULL

Kesalahan ini terjadi sewaktu menggabungkan dua area yang sama sekali tidak berpotongan.

Solusi:

Masukkan operator pemisah, yaitu: tanda titik koma (;) untuk menggabungkan dua titik area yang sama sekali tidak berpotongan. Contoh: =SUM(D6:D8,F8:F10)

LATIHAN

Kerjakan latihan dibawah ini untuk mengolah informasi kelulusan berdasarkan nilai yang diperoleh.

• Buat pengaturan kolom sebagai berikut:

Ukuran kolom A dengan lebar 8.

Ukuran kolom B dengan lebar 20.

Ukuran kolom C dengan lebar 5.

Ukuran kolom D dengan lebar 12.

• Buat pengaturan sel pada range A6:A38 sebagai berikut:
• Sorot range A6:A38.
• Klik menu Home>>pilih group Cells>>pilih ikon Format>>pilih Format Cells...untuk menampilkan kotak dialog Format Cells.
• pilih tab Number.
• Pada daftar Category pilih Text.
• Format ini berguna untuk memungkinkan pengetikan angka nol dibagian depan dari caracter angka. Lihat gambar 13.1.

Gambar 13.1 Format Cells>>Text

• Simpan dengan nama Data_Nilai.xlsx

• Ketikkan data siswa dan data nilai siswa seperti tampak pada gambar 13.2.

Gambar 13.2 Data Nilai Siswa

Keterangan gambar 13.2:

• NIS merupakan Nomor Induk Siswa.
• Nama Siswa dan nilai merupakan data yang dimasukkan untuk diolah.
• Keterangan akan diisikan dengan informasi kelulusan siswa berdasarkan nilai yang diperoleh.

Untuk mempermudah pengamatan pada data urutkan data tersebut berdasarkan NIS. Ini dapat dilakukan dengan cara langkah-langkah berikut ini:

• Sorot range A1:C41.
• Klik menu Data>>pilih Group Sort & Filter>>pilih ikon Sort....untuk menampilkan kotak dialog Sort.
• Pada daftar pilihan Sort by pilih NIS.

• Pilih order A to Z untuk mengurutkan data dari nilai yang terkecil hingga yang terbesar.

Karena pada langkah sebelumnya format NIS telah diubah dari format angka menjadi teks, maka Microsoft Excel menampilkan pesan peringatan Sort Warning seperti tampakm pada gambar 13.3 dibawah.

Gambar 13.3 Sort Warning

• Masukkan formula untuk menampilkan keterangan LULUS atau tidak dengan mengetikkan formula berikut ini pada sel D6:

=IF(C6>69,”LULUS”,”TIDAK LULUS”)

• Formula ini akan menyebabkan siswa-siswa dengan nilai diatas 70 akan mendapatkan predikat LULUS. Berdasarkan pada data gambar 13.2, ada empat siswa yang tidak lulus, diantaranya adalah siswa dengan NIS:

00321 dengan nilai 52

03112 dengan nilai 50

04123 dengan nilai 68

04226 dengan nilai 67

Catatan: pada rumus if, jika tidak bisa menggunakan koma (,) ganti menjadi titik koma (;) settingan ini berlaku untuk format region ASIA atau Indonesia.

Gambar 13.4 Hasil Nilai

PERTANYAAN

1. Lakukanlah perhitungan matematika berdasarkkan data angka dengan format cell dari data angka tersebut berupa teks? Jelaskan!
2. Apakah yang disebut dengan Descending?
3. Dalam membuat formula atau rumus, misalnya pada sel F1: =IF(C6>69,”LULUS”,”TIDAK LULUS”). Menggunakan tanda baca koma (,) atau tanda baca titik koma (;) hal ini disebabkan karena apa?